A adoção plena do sistema de vouchers evita a dança de valores no empreendimento. Considerados a Caixa Pequena e os vouchers de Contas a Pagar – Fornecedores e Diversos, quaisquer créditos devem ser faturados, colocados em cobrança bancária e controlados pelo total, além da conta de duplicatas e títulos a receber, por contas de compensação. Não apenas os itens que compõem a renda operacional devem gerar duplicatas/títulos a receber.

O recebimento direto de valores de qualquer origem deve ser evitado; em situações especiais, solicite-se o seu depósito em conta especialmente criada para tal fim. Se a prudência e a oportunidade recomendarem o recebimento de valores – exceção das exceções –, devem eles ser depositados no mesmo dia; recebidos em horários que não permitam seu imediato depósito, devem ir para o cofre, na Tesouraria, e encaminhados para depósito nas primeiras horas do expediente do dia seguinte.

Verificando-se volume expressivo de emissões, o Voucher de Contas a Pagar deve ser desdobrado, pelo menos, em 2 ramos com numeração própria: Fornecedores e Diversos. Atente para a importância dos arquivos nessa modalidade de trabalho; os vouchers devem ser arquivados por ramo e ordem numérica rigorosamente sequencial. Na hipótese de cancelamento após emitido, o número da peça cancelada não deve ser reutilizado. A razão do cancelamento será registrada no seu corpo, seguindo-se as assinaturas do Gerente Financeiro ou funcionário responsável pela função financeira e do Diretor da Área/Sócio Gerente/Titular do empreendimento. Após essas providências o voucher cancelado deve ser levado ao arquivo sequencial próprio, naturalmente sem a documentação de suporte, que receberá o tratamento ditado pelas circunstâncias do cancelamento.

Quando significativa a quantidade de lançamentos ou quando se decidir por sua adoção, os vouchers, como os demais elementos de movimentação contábil, serão escriturados por meio de lançamentos-padrão a serem criados com atendimento das exigências específicas da legislação do Imposto de Renda. A codificação/padronização dos lançamentos atende melhor à simplificação sistemática, devendo conter-se em Livro próprio registrado exatamente como os Livros Contábeis obrigatórios. Ao criar os códigos, considere constituí-los sequencialmente com base nas contas gerais e a partir da unidade, convertendo as subcontas em dígitos identificadores, que os seguirão, implicando cada um deles um lançamento padronizado compreendendo as 2 contas envolvidas. Roteirizando: Tome a conta geral Fornecedores e atribua-lhe o código 1. Em seguida, tome as subcontas, ou analíticas, dos fornecedores e dê-lhes o caráter de dígitos, criando ao mesmo tempo o lançamento padronizado, como abaixo:

Repita a operação. Crie os códigos 2 para o Bradesco, 3 para o Itaú e 4 para um outro Banco, se for de sua conveniência, repetindo, na ordem já estabelecida no código 1, os dígitos identificadores.

O ideal é trabalhar esse aspecto gerencial e da contabilização com 1, 2 Bancos, embora saibamos ser absolutamente desaconselhável, impraticável mesmo, ficar na dependência de apenas 1 ou 2 deles. Nessa seara, quando seca uma fonte são necessárias alternativas; é quando se ouve da necessidade do saldo médio, da reciprocidade, do aperto do crédito por razões conjunturais, em virtude de ordens superiores, todos os imponderáveis rondando quem exerce as funções de Gerência ou Diretoria Financeira.

Se você trabalha com limitado número de fornecedores e pagamentos diversos use o Modelo 03, marcando com um x a caixa ao lado da nomenclatura da Conta Geral na cabeça do voucher. Procure interagir com os beneficiários de pagamentos do empreendimento; cada fatura, nota fiscal ou documento de débito deve trazer em seu corpo indicação do Banco e do número da conta corrente que poderá receber depósito para sua liquidação. Agrupe os depósitos em pagamento por Banco, voltando-se para os 3 maiores do país, em um dos quais, provavelmente, tem conta o credor do empreendimento – possivelmente nos 3. Reúna, no máximo, 10 pagamentos por voucher, separando-os por beneficiário, espécie de documento (duplicata, fatura, recibo, etc.), vencimento e valor. Some todos os valores e registre no espaço para o qual aponta a seta (TOTAL); este será o valor do cheque a ser emitido.

Se você não tiver meios de emitir vouchers cobrindo múltiplos pagamentos na forma do acima disposto, prepare-os individualmente, um voucher para cada pagamento, ao qual deverão estar anexados os competentes comprovantes processados de acordo com a respectiva rotina de trabalho.

No próximo post trarei modelo de carta a ser enviada aos Bancos capeando cheque de liquidação de voucher de múltiplos pagamentos, cujas informações obedecerão à ordem das colunas do documento interno, mais os números das contas correntes e dos cheques. Falarei, ainda, sobre a utilização dos Modelos 004 e 005.

(segue)