• About
  • Index

onairnunesblog

~ Just another WordPress.com site

onairnunesblog

Arquivos da Tag: Voucher de Contas a Pagar – Fornecedores e Diversos

DETALHANDO O ORGANOGRAMA AMPLO – POST 30nov2011 (8)

07 segunda-feira out 2013

Posted by onairnunesblog in Uncategorized

≈ Deixe um comentário

Tags

Codificação/Padronização de Lançamentos, Múltiplos Pagamentos, Pagamento de Títulos por Depósito Bancário, Voucher de Contas a Pagar - Fornecedores e Diversos

VOUCHER DE CONTAS A PAGAR – FORNECEDORES
VOUCHER DE CONTAS A PAGAR – DIVERSOS
(Clique nos links acima para ver os formulários correspondentes)

A adoção plena do sistema de vouchers evita a dança de valores no empreendimento. Considerados a Caixa Pequena e os vouchers de Contas a Pagar – Fornecedores e Diversos, quaisquer créditos devem ser faturados, colocados em cobrança bancária e controlados pelo total, além da conta de duplicatas e títulos a receber, por contas de compensação. Não apenas os itens que compõem a renda operacional devem gerar duplicatas/títulos a receber.

O recebimento direto de valores de qualquer origem deve ser evitado; em situações especiais, solicite-se o seu depósito em conta especialmente criada para tal fim. Se a prudência e a oportunidade recomendarem o recebimento de valores – exceção das exceções –, devem eles ser depositados no mesmo dia; recebidos em horários que não permitam seu imediato depósito, devem ir para o cofre, na Tesouraria, e encaminhados para depósito nas primeiras horas do expediente do dia seguinte.

Verificando-se volume expressivo de emissões, o Voucher de Contas a Pagar deve ser desdobrado, pelo menos, em 2 ramos com numeração própria: Fornecedores e Diversos. Atente para a importância dos arquivos nessa modalidade de trabalho; os vouchers devem ser arquivados por ramo e ordem numérica rigorosamente sequencial. Na hipótese de cancelamento após emitido, o número da peça cancelada não deve ser reutilizado. A razão do cancelamento será registrada no seu corpo, seguindo-se as assinaturas do Gerente Financeiro ou funcionário responsável pela função financeira e do Diretor da Área/Sócio Gerente/Titular do empreendimento. Após essas providências o voucher cancelado deve ser levado ao arquivo sequencial próprio, naturalmente sem a documentação de suporte, que receberá o tratamento ditado pelas circunstâncias do cancelamento.

Quando significativa a quantidade de lançamentos ou quando se decidir por sua adoção, os vouchers, como os demais elementos de movimentação contábil, serão escriturados por meio de lançamentos-padrão a serem criados com atendimento das exigências específicas da legislação do Imposto de Renda. A codificação/padronização dos lançamentos atende melhor à simplificação sistemática, devendo conter-se em Livro próprio registrado exatamente como os Livros Contábeis obrigatórios. Ao criar os códigos, considere constituí-los sequencialmente com base nas contas gerais e a partir da unidade, convertendo as subcontas em dígitos identificadores, que os seguirão, implicando cada um deles um lançamento padronizado compreendendo as 2 contas envolvidas. Roteirizando: Tome a conta geral Fornecedores e atribua-lhe o código 1. Em seguida, tome as subcontas, ou analíticas, dos fornecedores e dê-lhes o caráter de dígitos, criando ao mesmo tempo o lançamento padronizado, como abaixo:

DÉBITO 
1 – Pagamento a Fornecedores
01 – BASF – The Chemical Company
02 – Casa Ferreira – Estabelecimento Gráfico
03 – NET Embalagens
etc.
CRÉDITO 
01 – Banco do Brasil – Agência ……
 

Repita a operação. Crie os códigos 2 para o Bradesco, 3 para o Itaú e 4 para um outro Banco, se for de sua conveniência, repetindo, na ordem já estabelecida no código 1, os dígitos identificadores.

O ideal é trabalhar esse aspecto gerencial e da contabilização com 1, 2 Bancos, embora saibamos ser absolutamente desaconselhável, impraticável mesmo, ficar na dependência de apenas 1 ou 2 deles. Nessa seara, quando seca uma fonte são necessárias alternativas; é quando se ouve da necessidade do saldo médio, da reciprocidade, do aperto do crédito por razões conjunturais, em virtude de ordens superiores, todos os imponderáveis rondando quem exerce as funções de Gerência ou Diretoria Financeira.

Se você trabalha com limitado número de fornecedores e pagamentos diversos use o Modelo 03, marcando com um x a caixa ao lado da nomenclatura da Conta Geral na cabeça do voucher. Procure interagir com os beneficiários de pagamentos do empreendimento; cada fatura, nota fiscal ou documento de débito deve trazer em seu corpo indicação do Banco e do número da conta corrente que poderá receber depósito para sua liquidação. Agrupe os depósitos em pagamento por Banco, voltando-se para os 3 maiores do país, em um dos quais, provavelmente, tem conta o credor do empreendimento – possivelmente nos 3. Reúna, no máximo, 10 pagamentos por voucher, separando-os por beneficiário, espécie de documento (duplicata, fatura, recibo, etc.), vencimento e valor. Some todos os valores e registre no espaço para o qual aponta a seta (TOTAL); este será o valor do cheque a ser emitido.

Se você não tiver meios de emitir vouchers cobrindo múltiplos pagamentos na forma do acima disposto, prepare-os individualmente, um voucher para cada pagamento, ao qual deverão estar anexados os competentes comprovantes processados de acordo com a respectiva rotina de trabalho.

No próximo post trarei modelo de carta a ser enviada aos Bancos capeando cheque de liquidação de voucher de múltiplos pagamentos, cujas informações obedecerão à ordem das colunas do documento interno, mais os números das contas correntes e dos cheques. Falarei, ainda, sobre a utilização dos Modelos 004 e 005.

(segue)

DETALHANDO O ORGANOGRAMA AMPLO – POST 30nov2011 (7)

30 segunda-feira set 2013

Posted by onairnunesblog in Uncategorized

≈ Deixe um comentário

Tags

Programação Mensal de Pagamentos, Reuniões, Um Modelo de Gerenciamento, Voucher de Contas a Pagar - Fornecedores e Diversos

PROGRAMAÇÃO MENSAL DE PAGAMENTOS
VOUCHER DE CONTAS A PAGAR
(Clique nos links acima para ver os formulários correspondentes)
 

A PROGRAMAÇÃO MENSAL DE PAGAMENTOS, foi, já, objeto de comentários específicos. É parte da rotina de trabalho passo-a-passo – o mesmo ocorrendo com o VOUCHER DE CONTAS A PAGAR – FORNECEDORES E DIVERSOS – que você deverá formular para treinamento, orientação posterior e fonte permanente de consulta do seu pessoal, desde, é claro, que o volume de pagamentos, quantidade de funcionários e sua concepção de contabilidade e controle justifique a medida. De qualquer modo, se considera manter o empreendimento, não importa sua expressão, sob condições estritas de profissionalismo eu sugiro que você o faça. Prepare a rotina passo-a-passo e deixe bem estabelecido que não será admitida qualquer improvisação relativamente às instruções operativas.

Poderá ocorrer que um funcionário aplicado tenha sugestões a fazer para melhoria das rotinas. Ouça-o, pondere o que disser e peça-lhe, se for o caso, para formular por memorando proposta de alteração das instruções vigentes, com cópia para todos os funcionários e Setores envolvidos.

(Nunca promova reuniões, salvo aquelas de imperiosa necessidade e pauta previamente definida. Reuniões são uma ótima forma de jogar tempo e dinheiro fora, além de quebrar a regularidade de presença de peças-chave nos respectivos postos de trabalho – quem, senão peças-chave, haveria de participar de reuniões? Há pessoas que adoram dizer estarem em reunião ou instruir secretárias ou colegas para informar, se as procurarem, estarem ocupadas nessa tarefa; geralmente são as mais dispersivas e enfatuadas.

A posição de cada participante relativamente aos assuntos da pauta deve ser deduzida por escrito e antecipadamente submetida a todos quantos participarão da reunião, durante a qual você deverá ser objetivo, lacônico, mesmo, restringindo comentários ou considerações estranhas à matéria posta em tela. Poderão ocorrer, raramente – mas às vezes ocorrem –, reuniões brain-storming; isso, porém, é bastante diferente e tem características muito próprias.

Educadamente, fale baixo e claro,  mas seja firme, não permita confundirem afabilidade de trato e cortesia com compadrio. E, embora a necessidade de presença de cada um em seu posto de trabalho durante todo o expediente regular, não permita em qualquer nível sob sua supervisão funcionários centralizadores, que não deleguem. Busque permanentemente o equilíbrio; um local de trabalho deve ser agradável e não lembrar um campo de concentração, mas, por outro lado, deve ser evitado o clima de lazer sob o qual as pessoas vão fazer o seu society. Alguém decentemente pago para fazer um trabalho num lugar agradável, de instalações confortáveis, deve fazê-lo, e bem, a tempo e modo, não importa os sacrifícios que isso lhe custe)

Peça a alguém qualificado – que não o funcionário autor da sugestão original – para tabular, com a atenção voltada precipuamente para a simplificação, racionalização e operacionalidade, todas as manifestações, e rascunhar a proposta revista de nova rotina de trabalho, com as modificações sugeridas, a original e as dela decorrentes. Depure sem pressa a nova sistematização, submeta-a a todos os que para ela concorreram sem prejuízo de suas funções. Tudo por escrito e sem reuniões. Aprove-a se ela apresentar reais vantagens sobre a rotina em vigor e implante-a com vagar. Os açodamentos em matéria dessa natureza acabam produzindo nós e gargalos que costumam provocar cabelos brancos – ou a ausência deles, de qualquer cor – antes do tempo.

Esse modo de conduzir os assuntos internos contribui para os funcionários associarem-se e integrarem-se aos interesses e objetivos do empreendimento. Observe com cuidado os mais participativos, mas comedidos, discretos e racionais, descarte os exibicionistas e dispersivos; é um bom caminho para acertos em futuras promoções, preencher postos vagos, ou que se venham a criar, e montar um quadro funcional coeso.

Se o seu negócio é pequeno ou médio, não importa; um empreendimento deve ser preparado para operar eficientemente sem a presença física do seu titular. Fixe as rotinas de trabalho, institua alguns relatórios periódicos simples, de preferencia automaticamente resultantes do tratamento computadorizado dos dados; tais relatórios devem proporcionar-lhe ter a empresa permanentemente “nas mãos”. E não se esqueça de providenciar verificações/auditorias aleatórias. Relatórios são ótimos, desde que espelhem a realidade do negócio. Voltarei a falar detalhadamente sobre esse assunto.

No próximo post abordarei o Voucher de Contas a Pagar.

(segue)

Assinar

  • Entradas (RSS)
  • Comentários (RSS)

Arquivos

  • dezembro 2019
  • novembro 2019
  • outubro 2019
  • setembro 2019
  • agosto 2019
  • julho 2019
  • junho 2019
  • maio 2019
  • abril 2019
  • março 2019
  • fevereiro 2019
  • janeiro 2019
  • dezembro 2018
  • novembro 2018
  • outubro 2018
  • setembro 2018
  • agosto 2018
  • julho 2018
  • junho 2018
  • maio 2018
  • abril 2018
  • março 2018
  • fevereiro 2018
  • janeiro 2018
  • dezembro 2017
  • novembro 2017
  • outubro 2017
  • setembro 2017
  • agosto 2017
  • julho 2017
  • junho 2017
  • maio 2017
  • abril 2017
  • março 2017
  • fevereiro 2017
  • janeiro 2017
  • dezembro 2016
  • novembro 2016
  • outubro 2016
  • setembro 2016
  • agosto 2016
  • julho 2016
  • junho 2016
  • maio 2016
  • abril 2016
  • março 2016
  • fevereiro 2016
  • janeiro 2016
  • dezembro 2015
  • novembro 2015
  • outubro 2015
  • setembro 2015
  • agosto 2015
  • julho 2015
  • junho 2015
  • maio 2015
  • abril 2015
  • março 2015
  • fevereiro 2015
  • janeiro 2015
  • dezembro 2014
  • novembro 2014
  • outubro 2014
  • setembro 2014
  • agosto 2014
  • julho 2014
  • junho 2014
  • maio 2014
  • abril 2014
  • março 2014
  • fevereiro 2014
  • janeiro 2014
  • dezembro 2013
  • novembro 2013
  • outubro 2013
  • setembro 2013
  • agosto 2013
  • julho 2013
  • junho 2013
  • maio 2013
  • abril 2013
  • março 2013
  • fevereiro 2013
  • janeiro 2013
  • dezembro 2012
  • novembro 2012
  • outubro 2012
  • setembro 2012
  • agosto 2012
  • julho 2012
  • junho 2012
  • maio 2012
  • abril 2012
  • março 2012
  • fevereiro 2012
  • janeiro 2012
  • dezembro 2011
  • novembro 2011
  • outubro 2011
  • setembro 2011
  • agosto 2011
  • julho 2011
  • junho 2011
  • maio 2011
  • abril 2011
  • março 2011
  • fevereiro 2011
  • janeiro 2011
  • dezembro 2010

Categorias

  • Uncategorized

Meta

  • Cadastre-se
  • Fazer login

Digite seu endereço de email para acompanhar esse blog e receber notificações de novos posts por email.

Translate this blog to your language!

FWT Homepage Translator

Blog no WordPress.com.

Privacidade e cookies: Esse site utiliza cookies. Ao continuar a usar este site, você concorda com seu uso.
Para saber mais, inclusive sobre como controlar os cookies, consulte aqui: Política de cookies