Adequando-os à extensão e profundidade do controle que você queira estabelecer, fixe sua atenção nos seguintes pontos:
1 – Promova, de surpresa, contagens de Caixa sem periodicidade fixa. Se você tiver um auditor, este é um trabalho a ser por ele executado, gerando relatórios individuais para cada contagem, à qual o Caixa deve estar presente.
2 – Se, além de dinheiro e selos, outros itens forem encontrados no cofre, eles devem ser relacionados com as respectivas características.
3 – Eleja um lugar seguro para depósito do segredo do cofre e de uma duplicata de sua chave. Utilize de preferência um banco. Cuidado para não oferecer fuga a eventuais responsabilidades pela alegação de que outras pessoas têm a chave do cofre e conhecem o seu segredo.
4 – Troque o segredo do cofre quando o Caixa for mudado.
5 – Designe um funcionário fixo para Substituir o Caixa em seus impedimentos.
6 – Não atribua ao Caixa funções incompatíveis com o seu trabalho.
7 – Examine com cuidado as aprovações dos documentos reembolsados pelo Caixa. Nunca permita reembolso de despesas por cópia de documentos. Apenas comprovantes originais e devidamente aprovados devem ser aceitos.
8 – Qualquer funcionário no exercício da função de Caixa, provisório ou definitivo, deve ter seguro de fidelidade ou prestar fiança, um e outra compatível com a movimentação financeira de sua responsabilidade.
9 – Verifique se as pequenas despesas reembolsadas obedecem ao valor-limite estabelecido em rotina.
10 – Nunca permita o reembolso de despesas ou pagamentos de Caixa Pequena sem prévia aprovação, aplicando a mesma regra aos vouchers, cujo processamento se subordinará ao seu reconhecimento antecipado.
11 – Estabeleça como irrecusável e inadiável responsabilidade direta do Caixa a contagem diária de valores e a reconciliação do saldo. Verificado em procedimento de auditoria, nunca aceite a falta de contagem e reconciliação do saldo do dia ou dias anteriores.
12 – Vede terminantemente o salteamento da numeração dos vouchers de Caixa, que deve ser rigorosamente consecutiva.
13 – Estoques de selos de Correio devem compor o fundo de Caixa Pequena. Sua existência física deve ser especificamente controlada.
(Segue)
