O formulário modelo 006 finaliza o processo de Contas a Pagar, sucedendo e complementando os modelos 004 e 005. Rememorando o fluxo transcrevo, revisto, o post original:

14 de Dezembro de 2011, quarta-feira / CONTROLADORIA — O ORGANOGRAMA EM MOVIMENTO

No post de 30 de Novembro limitei-me, no segmento escolhido, aos aspectos organizacionais, de controle interno — movimentação e efeitos do recebimento de materiais — e econômicos, este último pelos reflexos nos estoques de eventual alteração do custo médio dos inventários projetada no custo industrial — mão de obra direta + matéria prima + despesas indiretas de fabricação —, pressuposta sua apuração pela integração Contabilidade/Custos.

Restam efeitos financeiros: Diariamente o Setor de Recepção, à vista da documentação dos materiais recebidos, preparará o Relatório Diário de Recebimento de Materiais em 4 (quatro) vias, remetendo a primeira via com as primeiras vias das Notas Fiscais em anexo para o Setor de Contas a Pagar, a segunda via, com as segundas vias das Notas Fiscais, para o Setor de Lançamentos Contábeis e a terceira via para o Controle de Estoques. A quarta via ficará retida em seu arquivo de controle.

Regra pétrea de CI: Quaisquer materiais apenas entrarão no Empreendimento pelo Setor de Recepção/Estoques/Controle de Estoques. A única exceção fica para restrito número de itens adquiríveis em pequenas quantidades por Caixa Pequena, definidos e nomeados segundo sua ‘rotina’, os quais serão contabilizados como despesas gerais.

De posse de sua via do Relatório Diário de Recebimento de Materiais, o Setor de Contas a Pagar promoverá sua conferência, cruzando os seus dados com as informações enviadas ao Setor de Lançamentos Contábeis e ao Controle de Estoques. Ato contínuo, arquivará o RelDrRecMat em seu arquivo de controle, colocando as Notas Fiscais/Fatura em follow-up, no aguardo da correspondente duplicata ou documento outro de pagamento. Chegando o documento de pagamento, os seus dados serão cruzados com a Contabilidade — para confirmação da obrigação e sua correta contabilização — antes da preparação do voucher financeiro pelo preenchimento de todas as informações nele dispostas; o número do voucher contábil correspondente deverá constar do voucher financeiro e o número deste do Memo de Pagamento.

O valor a pagar será registrado sequencialmente na Programação Mensal de Pagamentos.

O tipo de Operação ou circunstâncias extraordinárias poderão modificar esses passos, devendo, contudo, em qualquer hipótese, ser preservado o mais alto nível de segurança do CI.

(…)

Você pode desdobrar o Memo de Pagamento, criando modelos específicos para Fornecedores e Diversos. Melhora o controle, os meios de trabalho das Verificações/Auditorias e facilita as circularizações.

Ocorrerão, seguramente, hipóteses de não aplicabilidade da liquidação entre contas, minimizando-se, porém, qualquer pagamento direto a Fornecedores, cujos títulos deverão ser pagos sempre em Banco, salvo circunstâncias absolutamente imponderáveis. A exceção deve limitar-se aos pagamentos diversos, sem a dispensa, todavia, do seu regular processamento de acordo com a competente ‘rotina’.

(segue)