O Sistema de Vouchers implica em que todos os desembolsos não enquadrados nas normas estabelecidas para a Caixa Pequena são obrigatoriamente efetuados por meio de cheques. Nesse quadro, não existe uma ‘Caixa’ com o seu desenho habitual, por onde transitam valores em espécie, em cheques, em títulos ou qualquer outra forma de representa-los, um Setor que paga, recebe, etc..

A documentação correspondente aos desembolsos não-Caixa Pequena deve ser antecipadamente encaminhada ao Setor de Contas a Pagar, que a processará e emitirá o competente voucher, observado o disposto na rotina específica. Todos os cheques, sem exceção, devem ser extraídos em nome do titular da documentação apresentada, base e comprovante do pagamento, não admitida em nenhum hipótese extrações de cheques em nome diverso do constante da nota fiscal, duplicata, recibo ou qualquer outro documento pagável.

Salvo nos casos de pagamentos à vista e inadiáveis, devida e antecipadamente aprovados, a serem por todos os modos evitados, os vouchers extraídos serão imediatamente lançados na Previsão Mensal de Pagamentos em cobertura do lapso 1o. a 30/31 do mês ou meses seguintes. Os registros na PrMnsPg devem ser feitos na ordem abaixo:

Veja no próximo post modelo completo de voucher e PrMnsPg.

Os pagamentos à vista e inadiáveis – devida e obrigatoriamente justificados – devem constar da Posição Diária de Pagamentos; os pagamentos urgentes e inadiáveis a serem efetuados na semana seguinte, quando possível, devem constar da Programação Semanal de Pagamentos. Quando tratarmos dos Relatórios Financeiros você terá um modelo completo da PosDrPag e da PrSmlPag.

A critério do Diretor/Gerente Financeiro ou responsável pela função financeira, as programações e posições financeiras poderão ser simplificadas, delas fazendo-se constar, apenas, a espécie de pagamento por grupos – salários, fornecedores, etc. –, registrando-se ao final o total diário pago ou a pagar no período.

As programações de pagamento deverão ser preparadas com o maior rigor no sentido de se minimizar, nos ajustes semanais a serem preparados de acordo com a rotina específica, o surgimento de pagamentos que alterem substancialmente a programação do mês e os valores previamente considerados.

A preparação das programações – cuja finalidade e informativa e orientadora – não dispensará qualquer pagamento do processamento e aprovação antecipados, com liquidações em todos os casos efetuadas com base na documentação própria e cheques extraídos individualmente para cada exigibilidade e voucher.

Rigorosa atenção deverá ser dispensada ao controle de vencimentos a fim de assegurar-se a mais fiel observância do princípio da pontualidade nos compromissos do empreendimento. Quaisquer adiamentos de pagamentos ou alteração dos seus valores originais deverão ser autorizados antecipada, detalhada e justificadamente pelo Diretor/Gerente Financeiro ou quem responda pela função, sempre por escrito, em duas vias, uma para anexação ao voucher correspondente, outra para guarda e arquivo reservado do Setor de Contas a Pagar.

Os pagamentos continuados ou de valores futuros definidos devem constar da Previsão Orçamentária Permanente para os 12 meses seguintes ao vencido, nela considerados os valores da PrMnsPg para o mês ou meses seguintes, mais quaisquer pagamentos já processados e com vouchers emitidos; a PrOrçPermt é uma ferramenta de ajuste ao Orçamento Anual, que cobre os 12 meses do exercício social, nos meses restantes de sua competência. Você terá um modelo completo do documento, juntamente com os demais, quando, em artigo específico, tratarmos dos Relatórios Financeiros.

Os Relatórios Financeiros – como de resto a totalidade dos relatórios – serão físicos nos empreendimentos menores ou quando o sistema contábil e de controle geral adotado desenvolver-se em moldes convencionais; nos sistemas computadorizados de ambientes altamente profissionalizados serão produzidos online, de acordo com rotinas e/ou normas específicas. Sua impressão se fará por opção pessoal/funcional de cada destinatário/usuário ou quando de reuniões de trabalho com diversos participantes, hipótese em que cada um levará para o ato sua própria cópia com as anotações e observações pertinentes ao assunto em pauta.

(segue)