O Departamento do Controller tem papel preponderante no domínio do empreendimento pelos acionistas; ali, 2 setores, Métodos e Auditoria, se destacam (a) na criação ordenada de condições para isso e (b) no contínuo aperfeiçoamento dos controles internos.
O Setor de Métodos é responsável pelo desenho dos sistemas/processos e formulação das rotinas de trabalho correspondentes para orientação racional e integrada do empreendimento, estruturando-o e criando os canais pelos quais fluirão os dados/informações; a Auditoria é responsável, entre outras funções, pelo controle da observância dos manuais específicos de cada área e pela permanente inspeção para detecção de fraquezas e ineficiências que comprometam a confiabilidade das informações consubstanciais com os relatórios periódicos abrangentes de toda a Operação.
Métodos, pela amplitude de sua atuação e pela necessidade de interação com todos os níveis, funções e posições, deve responder diretamente ao Controller; a Auditoria deve estar sob a supervisão direta de um gerente, que filtrará os relatórios de campo e trabalhará o seu conteúdo por matéria afim, provendo por memorando interno devidamente instruído e com apoio nos manuais em vigor a correção dos desvios das funções de linha. Os fatos graves envolvendo desvios de conduta, devida e factualmente caracterizados na forma das políticas internas – assim como a reiterada inobservância, documentalmente demonstrada por meio de cópias (3) de memorandos anteriores com pedidos de correção – serão levados por relatórios circunstanciados ao Controller, que discutirá em patamar de Gerência Geral e Direção solução definitiva para o problema e/ou aplicação das medidas previstas em capítulo próprio do Manual de Pessoal, previamente ouvido o Setor Legal ou Advogado Assistente se a medida prevista implicar sanção trabalhista ou qualquer outra de natureza legal, esgotados os meios de aconselhamento funcional.
O desenvolvimento de rotinas de trabalho compreenderá necessariamente os serviços de Caixa, Bancos e Operações Financeiras com agentes externos, Vendas, Expedição, Compras, Recepção de Materiais, Almoxarifados e Controle de Estoques, Contas a Pagar, Contas a Receber, Contabilidade Geral – observadas as práticas e métodos contábeis geralmente aceitos –, Custos, Controle do Patrimônio, Orçamento, Controle Orçamentário e quaisquer outros serviços ou funções permanentes que afetem direta ou indiretamente a posição econômico/financeira do empreendimento.
Normas deverão ser estabelecidas, e se conterem em manual próprio, para regular, com cronograma, o fechamento mensal das várias atividades, estabelecendo-se datas fatais para os diversos setores, serviços e funções, definindo responsabilidades pelas informações e dados reportados, pela legitimidade dos passivos e precisão dos ativos, pela vigilância quanto à observação das políticas internas, pelas aprovações e/ou autorizações de constituição de passivos e medidas que afetem o patrimônio, pela análise e adequação das expressões orçamentárias quando suas variações ultrapassarem 5% (cinco por cento) dos valores estimados, pela tarefa de análise e correção de falhas ou inconsistências dos processos operacionais, pelo ajustamento de toda a Operação à legislação vigente, pela custódia de valores, seu controle e relatório periódico de sua posição, apresentação para conferência e/ou contagem físico/numérica pela Auditoria em visitas-surpresa, pela preparação de previsões e posições financeiras com datas fatais para sua apresentação.
Por Processo, para os fins desta edição, entender-se-ão as atividades necessárias à operacionalização do empreendimento; por Rotinas, entender-se-ão as instruções passo-a-passo para viabilização do Processo; por Normas Internas, entender-se-ão as regras a serem observadas no desempenho das variadas funções e responsabilidades no âmbito do empreendimento.
Na sequência, alinhar-se-ão tópicos para o desenvolvimento de Processos, Normas Internas e Rotinas de Trabalho.
(segue)
