Tags

, , ,

PROGRAMAÇÃO MENSAL DE PAGAMENTOS
VOUCHER DE CONTAS A PAGAR
(Clique nos links acima para ver os formulários correspondentes)
 

A PROGRAMAÇÃO MENSAL DE PAGAMENTOS, foi, já, objeto de comentários específicos. É parte da rotina de trabalho passo-a-passo – o mesmo ocorrendo com o VOUCHER DE CONTAS A PAGAR – FORNECEDORES E DIVERSOS – que você deverá formular para treinamento, orientação posterior e fonte permanente de consulta do seu pessoal, desde, é claro, que o volume de pagamentos, quantidade de funcionários e sua concepção de contabilidade e controle justifique a medida. De qualquer modo, se considera manter o empreendimento, não importa sua expressão, sob condições estritas de profissionalismo eu sugiro que você o faça. Prepare a rotina passo-a-passo e deixe bem estabelecido que não será admitida qualquer improvisação relativamente às instruções operativas.

Poderá ocorrer que um funcionário aplicado tenha sugestões a fazer para melhoria das rotinas. Ouça-o, pondere o que disser e peça-lhe, se for o caso, para formular por memorando proposta de alteração das instruções vigentes, com cópia para todos os funcionários e Setores envolvidos.

(Nunca promova reuniões, salvo aquelas de imperiosa necessidade e pauta previamente definida. Reuniões são uma ótima forma de jogar tempo e dinheiro fora, além de quebrar a regularidade de presença de peças-chave nos respectivos postos de trabalho – quem, senão peças-chave, haveria de participar de reuniões? Há pessoas que adoram dizer estarem em reunião ou instruir secretárias ou colegas para informar, se as procurarem, estarem ocupadas nessa tarefa; geralmente são as mais dispersivas e enfatuadas.

A posição de cada participante relativamente aos assuntos da pauta deve ser deduzida por escrito e antecipadamente submetida a todos quantos participarão da reunião, durante a qual você deverá ser objetivo, lacônico, mesmo, restringindo comentários ou considerações estranhas à matéria posta em tela. Poderão ocorrer, raramente – mas às vezes ocorrem –, reuniões brain-storming; isso, porém, é bastante diferente e tem características muito próprias.

Educadamente, fale baixo e claro,  mas seja firme, não permita confundirem afabilidade de trato e cortesia com compadrio. E, embora a necessidade de presença de cada um em seu posto de trabalho durante todo o expediente regular, não permita em qualquer nível sob sua supervisão funcionários centralizadores, que não deleguem. Busque permanentemente o equilíbrio; um local de trabalho deve ser agradável e não lembrar um campo de concentração, mas, por outro lado, deve ser evitado o clima de lazer sob o qual as pessoas vão fazer o seu society. Alguém decentemente pago para fazer um trabalho num lugar agradável, de instalações confortáveis, deve fazê-lo, e bem, a tempo e modo, não importa os sacrifícios que isso lhe custe)

Peça a alguém qualificado – que não o funcionário autor da sugestão original – para tabular, com a atenção voltada precipuamente para a simplificação, racionalização e operacionalidade, todas as manifestações, e rascunhar a proposta revista de nova rotina de trabalho, com as modificações sugeridas, a original e as dela decorrentes. Depure sem pressa a nova sistematização, submeta-a a todos os que para ela concorreram sem prejuízo de suas funções. Tudo por escrito e sem reuniões. Aprove-a se ela apresentar reais vantagens sobre a rotina em vigor e implante-a com vagar. Os açodamentos em matéria dessa natureza acabam produzindo nós e gargalos que costumam provocar cabelos brancos – ou a ausência deles, de qualquer cor – antes do tempo.

Esse modo de conduzir os assuntos internos contribui para os funcionários associarem-se e integrarem-se aos interesses e objetivos do empreendimento. Observe com cuidado os mais participativos, mas comedidos, discretos e racionais, descarte os exibicionistas e dispersivos; é um bom caminho para acertos em futuras promoções, preencher postos vagos, ou que se venham a criar, e montar um quadro funcional coeso.

Se o seu negócio é pequeno ou médio, não importa; um empreendimento deve ser preparado para operar eficientemente sem a presença física do seu titular. Fixe as rotinas de trabalho, institua alguns relatórios periódicos simples, de preferencia automaticamente resultantes do tratamento computadorizado dos dados; tais relatórios devem proporcionar-lhe ter a empresa permanentemente “nas mãos”. E não se esqueça de providenciar verificações/auditorias aleatórias. Relatórios são ótimos, desde que espelhem a realidade do negócio. Voltarei a falar detalhadamente sobre esse assunto.

No próximo post abordarei o Voucher de Contas a Pagar.

(segue)

Anúncios