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Uma Controladoria de Verdade.001

PROCEDIMENTOS – CAIXA E BANCOS

Administre em separado as pequenas despesas e os pagamentos em geral. Estabeleça um limite, baixo e fixo, para dispêndios em espécie compreendendo cópias reprográficas avulsas, condução urbana, pequenos gastos de administração, autenticações de cópias, reconhecimento de firmas, despesas postais, pequenas quantidades de materiais de expediente em geral, jornais e revistas, pequenas quantidades de material de higiene e limpeza, refeições, café, lanches, etc.

Para a fixação do fundo fixo, faça levantamento das despesas da natureza acima exemplificada nos últimos 90 (noventa) dias e estabeleça a sua média. Defina os títulos que comporão o rol das pequenas despesas e o limite dos pagamentos por Caixa Pequena, além do qual, nas emergências, será necessária autorização específica da gerência administrativa, que, por princípio, deverá ser evitada até o ponto em que, nega-la, implicará prejuízo para o empreendimento, qualquer seja ele. Tais autorizações apenas deverão ser concedidas em situações excepcionais, rigorosamente urgentes e inadiáveis. O escopo é reduzir ao máximo os pagamentos em dinheiro.

Baseado no limite estabelecido e na média dos dispêndios, a capacidade do fundo fixo para atender pequenas despesas não deverá ultrapassar o lapso de uma semana, nem deve ser inferior a 3 (três) dias. Ao ser atingido 70% (setenta por cento) do fundo, ou percentual diverso mais adequado, deverá o seu valor ser recomposto por reembolso. Para tanto, prepare um formulário interno e conserve-o como matriz no PC; colunado, ele deverá ser disposto na seguinte ordem: Desembolso, data de realização, conta geral e sub específica de sua contabilização e valor. As nomenclaturas das despesas e os códigos de sua conta geral e subconta – esta palavra não existe correntemente no vernáculo, é usada tecnicamente para classificação contábil das subdivisões de uma conta geral, e.g., 400.00 DESPESAS GERAIS, 400.04 Condução Urbana – deverão estar pré-impressos por ordem alfabética nas colunas correspondentes. Deixe ao final 2 ou 3 espaços para registro das exceções/emergências autorizadas e, fechando esse bloco do documento, uma linha para o total dos desembolsos relacionados. Para estabelecê-lo, (1) some os comprovantes de cada despesa por data,  (2) registre o seu valor na coluna correspondente, após preencher a coluna ‘Data’, (3) some-os ao final. Há a opção de observar a data do formulário. Neste caso, a coluna data correspondente à despesa deverá conter a expressão ‘De___/___/___a___/___/___’. Exemplificando:

VOUCHER DE CAIXA PEQUENA

Nº:_______________                                        Data:____/____/_____                                                                                      

                                                                                                                                                                               DESPESA     |     De___/___/___a___/___/___  |      Valor    |     Conta    Geral – Sub

(Trarei no próximo Post um modelo completo)

No rodapé, em toda a sua largura, reserve espaço – a ser utilizado pela Tesouraria – para  o nome do banco, número e valor do cheque igual ao valor do documento, que corresponderá ao reembolso da CPeq, além de espaços para o código contábil da conta geral BANCOS – C/MOVIMENTO e subconta correspondente ao banco sacado.

Mediante o voucher, firmado pelos funcionários designados em rotina de trabalho e descrição de cargos e responsabilidades (quem o preparou, quem o conferiu e quem o aprovou, com data), a Tesouraria, de imediato, emitirá o cheque de reembolso, que terá precedência sobre os demais processos de pagamento, retendo, no ato, o voucher para posterior encaminhamento.

O voucher de Caixa Pequena deverá, sempre, ser preparado; sua contabilização será feita de acordo com o sistema contábil adotado; nos convencionais, resultará  apenas o crédito à conta BANCOS – CONTA MOVIMENTO e subconta correspondente ao banco sacado e tantos débitos quantas sejam as contas movimentadas, constantes do voucher. O saque do cheque de reembolso deverá ser feito por funcionários especificamente designados, observadas as normas de segurança estabelecidas na competente rotina de trabalho.

(segue)

 

 

 

 

                                    

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