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Arquivos Mensais: setembro 2013

DETALHANDO O ORGANOGRAMA AMPLO – POST 30nov2011 (7)

30 segunda-feira set 2013

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Programação Mensal de Pagamentos, Reuniões, Um Modelo de Gerenciamento, Voucher de Contas a Pagar - Fornecedores e Diversos

PROGRAMAÇÃO MENSAL DE PAGAMENTOS
VOUCHER DE CONTAS A PAGAR
(Clique nos links acima para ver os formulários correspondentes)
 

A PROGRAMAÇÃO MENSAL DE PAGAMENTOS, foi, já, objeto de comentários específicos. É parte da rotina de trabalho passo-a-passo – o mesmo ocorrendo com o VOUCHER DE CONTAS A PAGAR – FORNECEDORES E DIVERSOS – que você deverá formular para treinamento, orientação posterior e fonte permanente de consulta do seu pessoal, desde, é claro, que o volume de pagamentos, quantidade de funcionários e sua concepção de contabilidade e controle justifique a medida. De qualquer modo, se considera manter o empreendimento, não importa sua expressão, sob condições estritas de profissionalismo eu sugiro que você o faça. Prepare a rotina passo-a-passo e deixe bem estabelecido que não será admitida qualquer improvisação relativamente às instruções operativas.

Poderá ocorrer que um funcionário aplicado tenha sugestões a fazer para melhoria das rotinas. Ouça-o, pondere o que disser e peça-lhe, se for o caso, para formular por memorando proposta de alteração das instruções vigentes, com cópia para todos os funcionários e Setores envolvidos.

(Nunca promova reuniões, salvo aquelas de imperiosa necessidade e pauta previamente definida. Reuniões são uma ótima forma de jogar tempo e dinheiro fora, além de quebrar a regularidade de presença de peças-chave nos respectivos postos de trabalho – quem, senão peças-chave, haveria de participar de reuniões? Há pessoas que adoram dizer estarem em reunião ou instruir secretárias ou colegas para informar, se as procurarem, estarem ocupadas nessa tarefa; geralmente são as mais dispersivas e enfatuadas.

A posição de cada participante relativamente aos assuntos da pauta deve ser deduzida por escrito e antecipadamente submetida a todos quantos participarão da reunião, durante a qual você deverá ser objetivo, lacônico, mesmo, restringindo comentários ou considerações estranhas à matéria posta em tela. Poderão ocorrer, raramente – mas às vezes ocorrem –, reuniões brain-storming; isso, porém, é bastante diferente e tem características muito próprias.

Educadamente, fale baixo e claro,  mas seja firme, não permita confundirem afabilidade de trato e cortesia com compadrio. E, embora a necessidade de presença de cada um em seu posto de trabalho durante todo o expediente regular, não permita em qualquer nível sob sua supervisão funcionários centralizadores, que não deleguem. Busque permanentemente o equilíbrio; um local de trabalho deve ser agradável e não lembrar um campo de concentração, mas, por outro lado, deve ser evitado o clima de lazer sob o qual as pessoas vão fazer o seu society. Alguém decentemente pago para fazer um trabalho num lugar agradável, de instalações confortáveis, deve fazê-lo, e bem, a tempo e modo, não importa os sacrifícios que isso lhe custe)

Peça a alguém qualificado – que não o funcionário autor da sugestão original – para tabular, com a atenção voltada precipuamente para a simplificação, racionalização e operacionalidade, todas as manifestações, e rascunhar a proposta revista de nova rotina de trabalho, com as modificações sugeridas, a original e as dela decorrentes. Depure sem pressa a nova sistematização, submeta-a a todos os que para ela concorreram sem prejuízo de suas funções. Tudo por escrito e sem reuniões. Aprove-a se ela apresentar reais vantagens sobre a rotina em vigor e implante-a com vagar. Os açodamentos em matéria dessa natureza acabam produzindo nós e gargalos que costumam provocar cabelos brancos – ou a ausência deles, de qualquer cor – antes do tempo.

Esse modo de conduzir os assuntos internos contribui para os funcionários associarem-se e integrarem-se aos interesses e objetivos do empreendimento. Observe com cuidado os mais participativos, mas comedidos, discretos e racionais, descarte os exibicionistas e dispersivos; é um bom caminho para acertos em futuras promoções, preencher postos vagos, ou que se venham a criar, e montar um quadro funcional coeso.

Se o seu negócio é pequeno ou médio, não importa; um empreendimento deve ser preparado para operar eficientemente sem a presença física do seu titular. Fixe as rotinas de trabalho, institua alguns relatórios periódicos simples, de preferencia automaticamente resultantes do tratamento computadorizado dos dados; tais relatórios devem proporcionar-lhe ter a empresa permanentemente “nas mãos”. E não se esqueça de providenciar verificações/auditorias aleatórias. Relatórios são ótimos, desde que espelhem a realidade do negócio. Voltarei a falar detalhadamente sobre esse assunto.

No próximo post abordarei o Voucher de Contas a Pagar.

(segue)

DETALHANDO O ORGANOGRAMA AMPLO – POST 30nov2011 (6)

23 segunda-feira set 2013

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Alteração de vencimentos ou valores, Contas a Pagar, Controle de vencimentos, Desembolsos não-Caixa Pequena, Emissão de cheques, financeira, Pagamentos à vista - Exceção, Relatórios Financeiros Diários, Semanais e Mensais, Sistemas contábeis e de controle geral convencionais e computadorizados, voucher

O Sistema de Vouchers implica em que todos os desembolsos não enquadrados nas normas estabelecidas para a Caixa Pequena são obrigatoriamente efetuados por meio de cheques. Nesse quadro, não existe uma ‘Caixa’ com o seu desenho habitual, por onde transitam valores em espécie, em cheques, em títulos ou qualquer outra forma de representa-los, um Setor que paga, recebe, etc..

A documentação correspondente aos desembolsos não-Caixa Pequena deve ser antecipadamente encaminhada ao Setor de Contas a Pagar, que a processará e emitirá o competente voucher, observado o disposto na rotina específica. Todos os cheques, sem exceção, devem ser extraídos em nome do titular da documentação apresentada, base e comprovante do pagamento, não admitida em nenhum hipótese extrações de cheques em nome diverso do constante da nota fiscal, duplicata, recibo ou qualquer outro documento pagável.

Salvo nos casos de pagamentos à vista e inadiáveis, devida e antecipadamente aprovados, a serem por todos os modos evitados, os vouchers extraídos serão imediatamente lançados na Previsão Mensal de Pagamentos em cobertura do lapso 1o. a 30/31 do mês ou meses seguintes. Os registros na PrMnsPg devem ser feitos na ordem abaixo:

Data
Número do voucher
Espécie de pagamento
Valor do pagamento
Nome do beneficiário
Total dos pagamentos do mês

Veja no próximo post modelo completo de voucher e PrMnsPg.

Os pagamentos à vista e inadiáveis – devida e obrigatoriamente justificados – devem constar da Posição Diária de Pagamentos; os pagamentos urgentes e inadiáveis a serem efetuados na semana seguinte, quando possível, devem constar da Programação Semanal de Pagamentos. Quando tratarmos dos Relatórios Financeiros você terá um modelo completo da PosDrPag e da PrSmlPag.

A critério do Diretor/Gerente Financeiro ou responsável pela função financeira, as programações e posições financeiras poderão ser simplificadas, delas fazendo-se constar, apenas, a espécie de pagamento por grupos – salários, fornecedores, etc. –, registrando-se ao final o total diário pago ou a pagar no período.

As programações de pagamento deverão ser preparadas com o maior rigor no sentido de se minimizar, nos ajustes semanais a serem preparados de acordo com a rotina específica, o surgimento de pagamentos que alterem substancialmente a programação do mês e os valores previamente considerados.

A preparação das programações – cuja finalidade e informativa e orientadora – não dispensará qualquer pagamento do processamento e aprovação antecipados, com liquidações em todos os casos efetuadas com base na documentação própria e cheques extraídos individualmente para cada exigibilidade e voucher.

Rigorosa atenção deverá ser dispensada ao controle de vencimentos a fim de assegurar-se a mais fiel observância do princípio da pontualidade nos compromissos do empreendimento. Quaisquer adiamentos de pagamentos ou alteração dos seus valores originais deverão ser autorizados antecipada, detalhada e justificadamente pelo Diretor/Gerente Financeiro ou quem responda pela função, sempre por escrito, em duas vias, uma para anexação ao voucher correspondente, outra para guarda e arquivo reservado do Setor de Contas a Pagar.

Os pagamentos continuados ou de valores futuros definidos devem constar da Previsão Orçamentária Permanente para os 12 meses seguintes ao vencido, nela considerados os valores da PrMnsPg para o mês ou meses seguintes, mais quaisquer pagamentos já processados e com vouchers emitidos; a PrOrçPermt é uma ferramenta de ajuste ao Orçamento Anual, que cobre os 12 meses do exercício social, nos meses restantes de sua competência. Você terá um modelo completo do documento, juntamente com os demais, quando, em artigo específico, tratarmos dos Relatórios Financeiros.

Os Relatórios Financeiros – como de resto a totalidade dos relatórios – serão físicos nos empreendimentos menores ou quando o sistema contábil e de controle geral adotado desenvolver-se em moldes convencionais; nos sistemas computadorizados de ambientes altamente profissionalizados serão produzidos online, de acordo com rotinas e/ou normas específicas. Sua impressão se fará por opção pessoal/funcional de cada destinatário/usuário ou quando de reuniões de trabalho com diversos participantes, hipótese em que cada um levará para o ato sua própria cópia com as anotações e observações pertinentes ao assunto em pauta.

(segue)

MEU BLOG, MEU DIÁRIO

18 quarta-feira set 2013

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A tempestade, As luzes, O alarme da porta principal, O taxi, Os telefonemas, Paixões ocultas e desvios

Ontem foi atípico. À tarde trabalhei no texto para publicação, à noite não deu para esperar. Quando minha amiga me deixou na Praia de Icaraí já estava pingando, depois, viu-se, foi aquela tempestade de Verão neste fim de Inverno. Fiz a parada, tive de aguardar. Chegando ao edifício, um taxi estava em frente, parado muito junto à calçada. Ao passar pelo portão, a porta principal abriu-se com aquele alarme, uma senhora saiu, deixando-a aberta, e dirigiu-se ao taxi. Deixei a porta gritando e fui para o elevador, abri-lhe a porta e a segurei aberta, aguardando. A senhora entrou com uma menina, bateu a porta principal e entrou no elevador no exato momento em que a porta principal começou novamente a gritar; mantive, do lado de fora, a porta do elevador aberta, alguém estava entrando. Era um rapaz com uma bicicleta. Gesticulou, significando que a iria, ainda, guardar. Entrei no elevador, ele subiu enquanto a senhora conversava com a menina retirada do taxi sobre os seus percalços com a tempestade. Saltou antes de mim.

Em casa, você sabe, pouco depois tocou o telefone; minha amiga queria saber como eu estava. Após me deixar,  e ao chegar a seu destino, a menos de 500 metros, a chuvarada estava a pleno. Depois ligou aquele jovem advogado, você ouviu, expôs-me dúvidas, opinei na forma do que entendi cabível. Trabalhei mais um pouco no texto do Apêndice, editando-o, inclusive. Deitei-me um pouquinho depois das duas da manhã.

Do que não é observável externamente, a ‘grande víbora’ continua ativa e as luzes magníficas; passados uns minutinhos da uma da manhã estavam especialmente intensas. Além do componente erótico, como deduzimos – os banhos –, deve haver também algo coprológico, sugestiva a insistência no comportamento quando das atividades fisiológicas.

Ensinaram-me, eu aprendi; falar é bom, agita, facilitando as observações. Você não viu, ontem, nos lustres, embora a fuga do ponteiro ao ser divisado, deixando em seu lugar aquela pobre criatura?

VEJA ABAIXO A PARTE 5 DO DETALHANDO O ORGANOGRAMA AMPLO

A DEFESA DE NUREMBERG E A MEDICINA – DETALHANDO O ORGANOGRAMA AMPLO – POST 30nov2011 (5)

16 segunda-feira set 2013

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hospitais, médicos, o sistema de vouchers, sistema público de saúde, tribunal penal internacional

ANDRÉ VALLEJO*

Em 1945, após o fim da 2a. guerra mundial, organizou-se na cidade de Nuremberg, na Alemanha, um tribunal penal internacional para julgar os criminosos de guerra nazistas. Durante o julgamento, realizado segundo os cânones do estado de direito, com amplo direito de defesa e contraditório, a principal linha de defesa utilizada pelos advogados dos acusados foi a de que seus clientes haviam apenas “cumprido ordens”. Argumento que, do ponto de vista estritamente técnico, à luz do direito germânico à época considerado muito relevante nos meios jurídicos de todo mundo, não era de todo absurdo. Afinal, um detalhe por muitos desconhecido é o de que as deportações para campos de concentração, genocídios e muitos outros crimes cometidos pelos nazistas foram resultado de ordens judiciais assinadas por juízes alemães, com base na lei alemã vigente na época. O resultado do julgamento, como sabido, foi o enforcamento de alguns, prisão perpétua e penas diversas para outros. A tese jurídica levantada pela defesa, de crimes cometidos no cumprimento do dever, ficou conhecida como “Defesa de Nuremberg”, e foi, desde então, banida do ordenamento jurídico internacional como tese valida de defesa.

E o que isso tem a ver com a medicina? Muito. Da forma como é organizado nosso sistema de saúde, os médicos, em teoria profissionais liberais, na prática trabalham em organizações de saúde, como por exemplo hospitais, nas quais são meros executores das políticas de saúde decididas em gabinetes em geral distantes dos consultórios e centros cirúrgicos. Ocupam esses gabinetes um misto de médicos dedicados à “gestão”, técnicos em administração, e sobretudo políticos das secretarias de saúde, comprometidos com interesses os mais diversos (e indecorosos), em geral completamente ignorantes em relação aos reais problemas do sistema de saúde sobre os quais têm, na prática, domínio absoluto.

Nesse universo, quase paralelo à realidade e ao bom senso, àquele a quem cabe realmente tratar dos enfermos, o médico, não resta mais que seguir diretrizes normalmente entregues em memorando, circulares e ordens de serviço emanadas desses gabinetes. Mesmo quando seu preparo profissional, seus conhecimentos e seu senso ético apontam em sentido contrário às ordens recebidas, pouco há a fazer. Afinal, são funcionários públicos, obrigados pelas leis e pelos Regimentos a seguir as ordens emanadas de seus superiores.

Percebem o paralelo que começa a surgir aqui? Diante do caos na saúde publica em que vivemos, é cada vez mais comum o verdadeiro médico, aquele que se encontra na linha de frente dos atendimentos, ser obrigado a agir contra sua vontade e sua consciência, posto que apesar de teoricamente um profissional liberal, na qualidade de “preposto da política de saúde” não lhe resta senão executar aquilo que foi por outros decidido.

Mas será que no momento em que as coisas não dão certo, e acreditem-me, é situação extremamente frequente, pode o médico executor das ordens, o hoje operário da saúde, eximir-se da culpa sob o argumento de que “apenas cumpria ordens”? E ainda, quando a possível catástrofe resultante dessa política desastrada emanada dos gabinetes, mas executada pelo médico, chegar aos tribunais para apreciação e eventual punição dos culpados, será o médico tratado com bálsamos pelos executores da justiça ou será ele confrontado com seus deveres hipocráticos, seu necessário poder de discernimento, sua obrigação ética de não executar políticas que afrontem sua consciência, seu dever tão decantado pela mídia de cumprir seu juramentos de sacrifícios pela humanidade, e ser ele, aparentemente tão hipossuficiente diante do sistema, aquele finalmente punido pelo judiciário e execrado pela sociedade, normalmente após um cruel período de exposição publica nos meios de comunicação ao melhor estilo dos antigos circos romanos?

Imaginemos um caso concreto. Imaginem, por exemplo, um hospital responsável por todo o atendimento de câncer de uma região de quase 2 milhões de habitantes que fique sem radioterapia por algum motivo, por exemplo, se o contrato de prestação desse serviço fosse terceirizado, na ausência de serviço próprio do SUS, impossibilitando a oferta de radioterapia aos pacientes, tratamento esse que, para aqueles que não são do ramo, é absolutamente indispensável nos muitos tipos de tumores malignos.

E agora José? A situação se arrastaria por longo tempo, os gestores não apareceriam com a solução, mas a ordem é sempre continuar com o tratamento dos pacientes de câncer no tal hospital, mesmo daqueles que nós, os médicos da linha de frente, sabemos que necessitarão do tratamento que desconhecemos se poderá ser fornecido a tempo e a hora.

As catástrofes antes citadas acontecerão. São catástrofes anunciadas. Vidas serão perdidas. Mutilações desnecessárias serão realizadas na tentativa de tratar por meios cirúrgicos doenças que no século 20 já eram tratadas de forma mais humana.

E os operários da saúde encarregados da execução dessas ordens, o que alegarão diante de seus pacientes, da imprensa, dos juízes, da sociedade, e, em ultima análise, às suas consciências no dia em que forem confrontados com a inevitável questão: “Dr., se o senhor já sabia, porque fez? Porque operou? Porque não encaminhou o paciente a um centro com os recursos necessários? Usaremos nós também a defesa de Nuremberg?

O exemplo é de apenas um caso entre muitos com os quais convivemos todos os dias. Esse, especificamente, eventualmente seria remediado. Não em definitivo, mas com algum unguento temporário que aliviaria por algum tempo mais essa ferida do sistema. Que só cicatrizará definitivamente quando os gestores forem pessoas de bem, interessadas num sistema de saúde de verdade e não em medidas eleitoreiras, maquiagens frágeis que saem a cada chuva que cai, destinadas unicamente a proporcionar-lhes mais algum tempo no poder com todos os benefícios que o acompanham.

Será que esse dia chegará? Gostaria de achar que sim. Mas a lógica, o bom senso e as evidências me fazem duvidar que algum dia poderei ser enfim feliz no nosso Brasil da saúde…

*André Vallejo é médico do Serviço de Mastologia de Grande hospital público na região metropolitana do Rio de Janeiro.

cruz

DETALHANDO O ORGANOGRAMA

Você pode usar a área de reembolso do formulário Voucher de Caixa Pequena com a conta geral de bancos pré-impressa, deixando apenas por preencher a subconta do banco sacado. Em qualquer hipótese, o espaço ‘valor do cheque’ será o resultado da soma das várias despesas cobertas pelo documento, a ser registrado quando de sua preparação.

O voucher não traduz mera reunião de comprovantes; ele é o documento a partir do qual se desdobra um sistema contábil de lançamentos-padrão. Autorização especial é necessária para sua adoção, passando pelo usual plano de contas e pela exigência do seu registro juntamente com os lançamentos-padrão gerados e codificados de acordo com ele, que não poderá ser modificado pelo acréscimo de rubricas ou combinação de lançamentos, reunidos para agrupa-las, sem prévio registro e autorização.

O sistema delineará vouchers de Caixa Pequena e de Contas a Pagar; os vouchers de Contas a Pagar se desdobrarão em Pagamentos a Fornecedores e Pagamentos Diversos, podendo a segunda ramificação desdobrar-se em tantos títulos quantos entendidos úteis ou necessários ao melhor controle e exame, quer internos, quer externos. Os lançamentos contábeis puro e simples serão feitos por meio de veículo específico.

Nas Contabilidades computadorizadas, quaisquer lançamentos poderão derivar automaticamente do registro do seu fato gerador, por exemplo, antecipando: Quando gerado o Relatório Diário de Recepção (Setor de Recepção/Almoxarifado), o programa poderá produzir lançamentos de débito à conta ou contas de estoque e crédito à conta geral Fornecedores, para registro posterior nas contas analíticas dos valores por fornecedor. Em uma estrutura profissional e bem azeitada, os lançamentos nas contas analíticas poderão ser gerados na oportunidade de preparação do RelDrRecp, simplificando grandemente o fluxo contábil.

Em todas as hipóteses, o sistema de vouchers tem de ser completado por eficiente sistema de arquivos. Os vouchers, deverão ser arquivados com segurança e em separado tendo em vista, especialmente, os trabalhos de conferência, auditoria e fiscalização. Assim, você terá um arquivo sequencial para cada tipo de voucher que venha a capear os comprovantes dos lançamentos contábeis ou conduzir as verificações a se realizarem.

Nos desdobramentos de vouchers, funciona bastante bem, para fins de controle interno, a centralização na Matriz dos pagamentos a fornecedores e diversos se um empreendimento distribuir-se por filiais. Nesse caso, além de rotinas de trabalho precisas, você utilizará intensivamente os serviços bancários, devendo selecionar entre os bancos com os quais trabalha o mais bem estruturado, que preferencialmente tenha experiência nessa modalidade de trânsito de valores, cuja característica principal deve ser, simplesmente, a de não apresentar falhas. Um contrato com obrigações bem definidas deverá ser celebrado acordando os itens básicos da rotina de trabalho a ser observada. Pode dar-se o caso desse aspecto da Operação envolver, além de prazos, milhões de reais em sua movimentação.

(segue)

DETALHANDO O ORGANOGRAMA AMPLO – POST 30nov2011 (4)

09 segunda-feira set 2013

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Regras para o funcionamento da Caixa Peqiema, vouchers

PETTYCASH

Clique no link acima para acessar o formulário do Voucher de Caixa Pequena.
 
Divisor66

Adequando-os à extensão e profundidade do controle que você queira estabelecer, fixe sua atenção nos seguintes pontos:

1 – Promova, de surpresa, contagens de Caixa sem periodicidade fixa. Se você tiver um auditor, este é um trabalho a ser por ele executado, gerando relatórios individuais para cada contagem, à qual o Caixa deve estar presente.

2 – Se, além de dinheiro e selos, outros itens forem encontrados no cofre, eles devem ser relacionados com as respectivas características.

3 – Eleja um lugar seguro para depósito do segredo do cofre e de uma duplicata de sua chave. Utilize de preferência um banco. Cuidado para não oferecer fuga a eventuais responsabilidades pela alegação de que outras pessoas têm a chave do cofre e conhecem o seu segredo.

4 – Troque o segredo do cofre quando o Caixa for mudado.

5 – Designe um funcionário fixo para Substituir o Caixa em seus impedimentos.

6 – Não atribua ao Caixa funções incompatíveis com o seu trabalho.

7 – Examine com cuidado as aprovações dos documentos reembolsados pelo Caixa. Nunca permita reembolso de despesas por cópia de documentos. Apenas comprovantes originais e devidamente aprovados devem ser aceitos.

8 – Qualquer funcionário no exercício da função de Caixa, provisório ou definitivo, deve ter seguro de fidelidade ou prestar fiança, um e outra compatível com a movimentação financeira de sua responsabilidade.

9 – Verifique se as pequenas despesas reembolsadas obedecem ao valor-limite estabelecido em rotina.

10 – Nunca permita o reembolso de despesas ou pagamentos de Caixa Pequena sem prévia aprovação, aplicando a mesma regra aos vouchers, cujo processamento se subordinará ao seu reconhecimento antecipado.

11 – Estabeleça como irrecusável e inadiável responsabilidade direta do Caixa a contagem diária de valores e a reconciliação do saldo. Verificado em procedimento de auditoria, nunca aceite a falta de contagem e reconciliação do saldo do dia ou dias anteriores.

12 – Vede terminantemente o salteamento da numeração dos vouchers de Caixa, que deve ser rigorosamente consecutiva.

13 – Estoques de selos de Correio devem compor o fundo de Caixa Pequena. Sua existência física deve ser especificamente controlada.

(Segue)

DETALHANDO O ORGANOGRAMA AMPLO – POST 30nov2011 (3)

02 segunda-feira set 2013

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bancos, caixa, Procedimentos

Uma Controladoria de Verdade.001

PROCEDIMENTOS – CAIXA E BANCOS

Administre em separado as pequenas despesas e os pagamentos em geral. Estabeleça um limite, baixo e fixo, para dispêndios em espécie compreendendo cópias reprográficas avulsas, condução urbana, pequenos gastos de administração, autenticações de cópias, reconhecimento de firmas, despesas postais, pequenas quantidades de materiais de expediente em geral, jornais e revistas, pequenas quantidades de material de higiene e limpeza, refeições, café, lanches, etc.

Para a fixação do fundo fixo, faça levantamento das despesas da natureza acima exemplificada nos últimos 90 (noventa) dias e estabeleça a sua média. Defina os títulos que comporão o rol das pequenas despesas e o limite dos pagamentos por Caixa Pequena, além do qual, nas emergências, será necessária autorização específica da gerência administrativa, que, por princípio, deverá ser evitada até o ponto em que, nega-la, implicará prejuízo para o empreendimento, qualquer seja ele. Tais autorizações apenas deverão ser concedidas em situações excepcionais, rigorosamente urgentes e inadiáveis. O escopo é reduzir ao máximo os pagamentos em dinheiro.

Baseado no limite estabelecido e na média dos dispêndios, a capacidade do fundo fixo para atender pequenas despesas não deverá ultrapassar o lapso de uma semana, nem deve ser inferior a 3 (três) dias. Ao ser atingido 70% (setenta por cento) do fundo, ou percentual diverso mais adequado, deverá o seu valor ser recomposto por reembolso. Para tanto, prepare um formulário interno e conserve-o como matriz no PC; colunado, ele deverá ser disposto na seguinte ordem: Desembolso, data de realização, conta geral e sub específica de sua contabilização e valor. As nomenclaturas das despesas e os códigos de sua conta geral e subconta – esta palavra não existe correntemente no vernáculo, é usada tecnicamente para classificação contábil das subdivisões de uma conta geral, e.g., 400.00 DESPESAS GERAIS, 400.04 Condução Urbana – deverão estar pré-impressos por ordem alfabética nas colunas correspondentes. Deixe ao final 2 ou 3 espaços para registro das exceções/emergências autorizadas e, fechando esse bloco do documento, uma linha para o total dos desembolsos relacionados. Para estabelecê-lo, (1) some os comprovantes de cada despesa por data,  (2) registre o seu valor na coluna correspondente, após preencher a coluna ‘Data’, (3) some-os ao final. Há a opção de observar a data do formulário. Neste caso, a coluna data correspondente à despesa deverá conter a expressão ‘De___/___/___a___/___/___’. Exemplificando:

VOUCHER DE CAIXA PEQUENA

Nº:_______________                                        Data:____/____/_____                                                                                      

                                                                                                                                                                               DESPESA     |     De___/___/___a___/___/___  |      Valor    |     Conta    Geral – Sub

(Trarei no próximo Post um modelo completo)

No rodapé, em toda a sua largura, reserve espaço – a ser utilizado pela Tesouraria – para  o nome do banco, número e valor do cheque igual ao valor do documento, que corresponderá ao reembolso da CPeq, além de espaços para o código contábil da conta geral BANCOS – C/MOVIMENTO e subconta correspondente ao banco sacado.

Mediante o voucher, firmado pelos funcionários designados em rotina de trabalho e descrição de cargos e responsabilidades (quem o preparou, quem o conferiu e quem o aprovou, com data), a Tesouraria, de imediato, emitirá o cheque de reembolso, que terá precedência sobre os demais processos de pagamento, retendo, no ato, o voucher para posterior encaminhamento.

O voucher de Caixa Pequena deverá, sempre, ser preparado; sua contabilização será feita de acordo com o sistema contábil adotado; nos convencionais, resultará  apenas o crédito à conta BANCOS – CONTA MOVIMENTO e subconta correspondente ao banco sacado e tantos débitos quantas sejam as contas movimentadas, constantes do voucher. O saque do cheque de reembolso deverá ser feito por funcionários especificamente designados, observadas as normas de segurança estabelecidas na competente rotina de trabalho.

(segue)

 

 

 

 

                                    

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