No post de 30 de novembro limitei-me, no segmento escolhido, aos aspectos organizacionais, de controle interno – efeitos do recebimento de materiais – e econômicos – reflexos nos estoques por eventual alteração do custo médio dos inventários projetada no custo industrial (mão de obra direta + matéria prima + despesas indiretas de fabricação), pressuposta sua apuração por integração na Contabilidade/Setor de Custos.

Restam efeitos financeiros: diariamente, no ato da remessa da documentação para o Setor de Lançamentos Contábeis, o Controle de Estoques arrolará todos os materiais recebidos, remetendo o Rol, juntamente com cópia do RR e das NF’s, ao Setor de Contas a Pagar/Tesouraria/Financeiro.

(Regra pétrea de CI: quaisquer materiais apenas entrarão no Empreendimento pelo Setor de Recepção/Estoques/Controle de Estoques. A única exceção fica para restrito número de itens adquiríveis em pequenas quantidades por Caixa Pequena, definidos e nomeados segundo sua ‘rotina’, os quais serão contabilizados como despesas gerais)

De posse do Rol de Recebimentos Diários de Estoque, o Setor de Contas a Pagar promoverá sua conferência com as informações enviadas pelo CtrlEstq ao StrLCtb, colocando ato contínuo as Notas Fiscais/Fatura em follow-up, no aguardo da correspondente duplicata ou documento outro de pagamento. Três medidas inadiáveis: (1) na chegada do documento de pagamento, fazer conferência cruzada com a Contabilidade quanto à emissão do voucher contábil respectivo de débito à conta de estoque competente e crédito a contas a pagar; (2) preparar o voucher financeiro pelo preenchimento de todas as informações dispostas no documento, das quais constará o número do voucher contábil correspondente à compra; (3) registrar o valor a pagar na coluna própria da Previsão Financeira, por natureza e sequência de pagamento.

Conforme o tipo de Operação ou circunstância, esses passos poderão ser modificados, desde que a medida não comprometa a efetividade e a segurança do CI.

Importante: ao falar da elaboração de ‘rotinas’ de trabalho, estou falando na verdade de simplificação (p.ex., Caixa Pequena) e racionalização (p.ex., integração intersetorial para evitar controles duplicados e desperdício de tempo/mão de obra administrativa/excesso de pessoal). Por isso enfatizei na fase de implantação a oportunidade de avaliação do pessoal envolvido.

Até a próxima quarta-feira, nesta matéria. Aos domingos – estarei de volta no próximo – trato habitualmente de outros assuntos.

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