Preparei o modelo de organograma acima a partir do grau de Departamento, figurando Administrativo/Financeiro, Produção (Industrial), Comercial e Controladoria. Os três primeiros, nas funções que não lhe forem essenciais, são de algum modo cambiáveis. A Controladoria é intocável; ali estão funções que lhe são características e indispensáveis para o controle interno, organizacional e econômico do Empreendimento, que se integram. Os Produtos têm o seu controle-valor natural nos Custos; seu estoque físico, quer em processo, quer acabados, está em aberto, podendo ser direto para o Diretor ou Gerente de produção, a seu exclusivo juízo, ou indireto, por meio do Controle da Produção ou Almoxarifados.

Em se tratando de Empreendimento comercial de porte, Produção (Industrial) é substituído pelo Comercial, no qual permanecerão Vendas, Marketing e Setores correlatos; nesse caso, Compras, Estoques físicos e Almoxarifados são remanejados para o Administrativo, permanecendo na Contabilidade o Controle de Estoques. Em qualquer hipótese os veículos – cuja utilização deverá ser programada com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas – agrupam-se no Setor de Garagem, onde estará também sua manutenção. A Expedição, que no organograma anterior estaria no Comercial, nele permanece, o mesmo ocorrendo com a Recepção de Materiais. Dependendo das circunstâncias, pode ser aconselhável alocar esses dois últimos Setores em Departamentos diferentes.

Sendo free source os modelos apresentados, ocupam-se das funções em linhas gerais e previnem as necessidades básicas de Controle Interno; devem ser implementados ou modificados em casos específicos não apenas para ganhar funcionalidade, mas para reforçar o CI. A Auditoria tem papel importante nesse quesito. Rotinas de trabalho devem ser criadas e manualizadas para disciplinamento e padronização dos serviços e para integração dos Departamentos, Seções e Setores quando se trate de serviços multi-setoriais. Por exemplo: materiais recebidos na Recepção vão para os Almoxarifados após conferência física e de valores mediante cotejo da Nota Fiscal com a correspondente Ordem de Compra e anterior Pedido, dos quais deverá receber cópias anexadas. Vencida esta etapa, a documentação vai para Compras, que retirará do follow-up sua cópia da OC, dará baixa no Pedido Interno (Requisição) de Compras, cientificará o requisitante da chegada do material e anexará à documentação suas cópias de controle. De Compras os documentos seguem para o Controle de Estoque onde serão feitos os registros devidos, seguindo daí para os Lançamentos Contábeis, onde será preparado o voucher correspondente, físico ou eletrônico, criando-se referências cruzadas neste último caso, tudo para fins de controle interno e racionalização contábil.

O desenvolvimento de todas as rotinas de trabalho deverá estar direcionado para o processamento setorizado, fracionado por terminais em Seções e Setores para posterior consolidação; alternativas devem ser providas quando se trate de processamento centralizado. No exemplo alinhado, num, como noutro caso, o processamento partirá do Relatório de Recepção – que encimará a documentação -, no qual toda a classificação contábil estará pré-impressa.

Já estamos falando da Controladoria, atuando por meio da Auditoria, Métodos e Contabilidade. É importante registrar que na implantação de métodos e rotinas de trabalho treinamento competente deve ser ministrado, valiosa essa etapa para avaliar, um a um e passo a passo, o pessoal envolvido. O Espectro deste trabalho é essencialmente profissional, indispensável, assim, a melhor qualificação e competência.

Clique sobre o organograma. Continuarei na próxima quarta-feira.

Anúncios